L’Open Space Technology è un
metodo comunicativo, creato da Harrison Owen, che permette di gestire un
workshop con un numero di partecipanti che può variare da 5 a 2000. Un
conduttore fornisce gli strumenti affinché i partecipanti si autorganizzino in
gruppi di discussione e arrivino a proposte e decisioni condivise partendo da
un argomento ben definito.
LA PREPARAZIONE
Un gruppo ristretto di persone,
appartenenti ad un’associazione o ad un movimento, nel momento in cui decide di
organizzare una riunione utilizzando l’Open Space Technology, sceglie chi invitare
e informa i partecipanti, in modo che vi prendano parte solo coloro che sono
interessati a sperimentare un modo di comunicare diverso da quello a cui si è abituati.
I promotori decidono un argomento chiaro, che possa essere sentito da tutti. Un
argomento che stimoli la ricerca e che abbia una sua specificità in moda tale
da dare una direzione ai gruppi di discussione. Inutile fornire i dettagli dell’argomento
nei giorni precedenti all’evento, può essere controproducente poiché induce a
credere che la propria partecipazione non possa dare alcun contributo: quello
che c’è da dire è già stato detto!
Si allestisce un luogo confortevole
costituito da una stanza centrale e da altri piccoli spazi. Nella stanza
centrale non servono scrivanie e tavoli, ma solo sedie disposte in cerchio con
lo spazio al centro e una parete vuota. L’evento deve durare almeno 5 ore, si
può arrivare anche a 2/3 giorni, dipende
da ciò deve venir fuori: una semplice scelta tra più elementi? Un piano
energetico?
L’INIZIO E LA FASE INTERMEDIA
Il conduttore dell’open space deve
rinunciare ad un controllo del gruppo, è semplicemente un presentatore e un
facilitatore quando sorgono problemi nello svolgimento. Introduce il metodo
comunicativo, definisce i tempi di discussione, con una breve frase presenta l’argomento
da affrontare, illustra l’articolazione dell’incontro, apre e chiude lo spazio
di discussione, coordina le conclusioni.
Il conduttore accoglie i
partecipanti nella stanza centrale, dalla quale si raggiungono gli altri spazi
destinati ai sottogruppi che si costituiranno. Fa notare il muro vuoto: non c’è
altro programma di lavoro se non quello che i partecipanti stessi proporranno! Distribuito
un cartoncino ad ognuno, chi vuole può scrivere opportunità e aspetti connessi
all’argomento della discussione. I
cartoncini vanno attaccati con un adesivo al muro. Quando uno è pronto si alza e legge ad alta
voce la propria proposta e/o osservazione e la fissa alla parete. Il conduttore, dopo aver fatto
notare tutti i contributi visibili, invita gli autori a scrivere l’orario e lo
spazio scelto tra quelli disponibili, in cui il gruppo di discussione si
riunisce. Ovviamente prima della riunione, deve aver disposto un elenco degli
spazi con i loro nomi. Tutti coloro che non hanno scritto nulla, leggono quelli
proposti e decidono a quale gruppo iscriversi, secondo i propri interessi e il
contributo che si pensa di saper dare. In
ogni gruppo un membro si preoccupa di redigere un report della discussione
utile per il momento conclusivo, in cui ci si ritroverà tutti di nuovo nella
stanza centrale.
Il conduttore, per una buona
riuscita dell’open space, scrive su un foglio grande i Quattro Principi e la legge
guida: 1 chiunque venga è una persona
giusta, 2 qualsiasi cosa accada è l’unica che poteva accadere, 3 in qualsiasi
momento cominci, è il momento giusto, 4
quando è finita, è finita. La legge è quella dei due piedi: se una persona in un gruppo si annoia o scopre
di non essere più interessato, meglio spostarsi in un altro gruppo, piuttosto
che restare senza fornire alcun contributo o peggio ancora rovinando con la
lamentela o un atteggiamento demotivante l’attività in corso.
Anziché prevedere la pausa caffè
nel corso di 4/5 ore di discussione, si prepara nella stanza centrale un buffet
di dolci e bevande calde e fresche. In questo modo non si interrompe una
discussione importante e ognuno si sente libero di fermarsi quando lo desidera.
I partecipanti devono sentirsi liberi di muoversi, bere un caffè e cambiare
gruppo .
LA CONCLUSIONE
Quando i gruppi raggiungono gli spazi
ben indicati dai cartelli, il conduttore resta nella stanza centrale di fronte
al muro coperto dai cartoncini. È a disposizione dei partecipanti che si sentono
disorientati. Gira frequentemente tra
gli altri spazi e interviene indirettamente se nota un problema.
Scaduti i tempi fissati per i gruppi
di discussione, tutti ritornano nella spazio centrale, sempre seduti in
cerchio. Per ogni gruppo, uno legge il report, meglio se scritto con un pc
portatile. Il conduttore presenta gli impegni presi e ricorda gli appuntamenti
successivi. Chi vuole può esprimersi sull'esperienza appena vissuta.
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