un metodo comunicativo denominato world cafè

Nelle conferenze e nelle presentazioni la comunicazione è univoca: pochi esprimono le proprie proposte, mentre il resto della platea ascolta passivamente. Nella pausa caffè accade, invece, che tutti interagiscono e tirano fuori tantissime idee e soluzioni. Perché non organizzare un incontro concependolo come le conversazioni davanti a un caffè?  

Occorre prima di tutto un luogo accogliente che dia sicurezza e stimoli la partecipazione creativa e attiva di tutti. L’organizzatore è il Cafè Host: una persona attenta, flessibile ed empatica. Insieme ad un gruppo, decide la domanda che sarà il punto di partenza per le discussioni. Una domanda che deve essere chiara e stimolante, la sua formulazione è fondamentale per la buona riuscita del World Cafè. Una domanda aperta, non di quelle che hanno come risposte sì e no. Una domanda che non implica la ricerca immediata, ma che incoraggia l’indagine, la ricerca e la scoperta delle soluzioni efficaci.

Si prepara la sala con tanti piccoli tavoli, ciascuno con meno di 10 sedie. Su ognuno ci sono un cartellone, colori, penne e un vaso di fiori per accogliere idee e disegni dei partecipanti. Si dispone un buffet di dolci e bevande a cui attingere in estrema libertà durante tutto il tempo.

Il Cafè Host dà il benvenuto e spiega il motivo del raduno e il metodo comunicativo denominato World Cafè. Illustra le seguenti regole:

1 Concentrati su ciò che è importante.

2 Contribuisci con le tue idee.

3 Parla con la tua mente e il tuo cuore.

4 Ascolta per comprendere.

5 Collega e connetti le idee.

6 Ascolta insieme agli altri, alla ricerca di intuizioni e domande più profonde.

7 Gioca, scarabocchia, disegna - scrivere sulle tovaglie è da incoraggiare!

8 Divertiti!!!

Pone la domanda e invita ognuno a esprimere brevemente su un post it un’idea o un pensiero connesso. I post it vengono attaccati su una parete vuota, il Café Host raccoglie quelli affini in 4/5 insiemi. Ogni insieme rappresenta un gruppo di discussione che si costituirà intorno ad un tavolino. Cerca tra i partecipanti coloro che vogliono offrirsi come padroni di casa, ossia coloro che restano fissi ad un tavolo e si preoccupano di redigere un verbale. Si formano 4 gruppi e si stabiliscono 4 turni di conversazione di circa 20/30 minuti ciascuno. Un partecipante ha così la possibilità di prendere parte alle discussioni di tutti e 4 i gruppi. Il Cafè Host si preoccupa di tenere il tempo e di invitare a ruotare, quando il tempo di un turno è scaduto. Il padrone di casa accoglie a ogni turno i nuovi e sintetizza la discussione precedente, li incita a scrivere idee e a scarabocchiare sul cartellone, a essere creativi e ad esprimere le proprie proposte.

Idee, domande e temi iniziano a collegarsi e a intrecciarsi dopo il secondo turno. Alla fine dei 4 turni di conversazione, l’intero gruppo si riunisce per condividere le intuizioni e le soluzioni. Ogni padrone di casa presenta il report e il cartellone. Può essere realizzato un unico cartellone contenente le soluzioni condivise.